Cette fiche s'adresse aux chorales, harmonies et ensembles associatifs qui inscrivent leurs membres chaque saison. Elle rassemble sur une page les informations utiles au chef et au bureau, dans l'esprit du respect des droits sur les partitions. La cotisation se prépare avec le calculateur de cotisation de saison. Le modèle se remplit à la main et se conserve par le secrétaire.
La présente fiche formalise l'inscription du membre à l'ensemble pour la saison indiquée. Elle permet au chef et au bureau de constituer l'annuaire par pupitre, de préparer les répétitions et les concerts, et de transmettre à chacun les partitions et informations qui le concernent. Elle ne vaut adhésion à l'association que si le bulletin d'adhésion et la cotisation prévus par les statuts sont également remplis et réglés.
Le membre s'engage à participer aux répétitions hebdomadaires et aux répétitions supplémentaires annoncées avant un concert, dans la mesure de ses possibilités. Toute absence prévisible est signalée au responsable de pupitre ou au chef avant la répétition, par le moyen convenu dans l'ensemble. Le chef peut demander à un membre trop souvent absent de ne pas participer à un concert, afin de préserver l'équilibre des pupitres et la qualité de la prestation.
Les partitions remises au membre restent la propriété de l'ensemble ou de l'éditeur qui les loue. Le membre les conserve en bon état, n'y écrit qu'au crayon à papier et les restitue à la fin de la saison ou à son départ. Toute partition perdue ou détériorée peut donner lieu à un remplacement à la charge du membre, selon les conditions fixées par le bureau. La reproduction ou la diffusion des partitions en dehors de l'ensemble n'est pas autorisée sans accord, les règles applicables étant à vérifier selon les textes en vigueur.
Le membre règle la cotisation de saison dont le montant, voté par l'assemblée générale ou fixé par le bureau selon les statuts, est indiqué sur la fiche. Les modalités de règlement en plusieurs fois et les réductions éventuelles sont précisées par le trésorier. En cas d'arrêt en cours de saison, le remboursement dépend des règles adoptées par l'ensemble et n'est pas automatique.
Le membre indique s'il autorise ou non l'ensemble à utiliser les photographies et enregistrements réalisés lors des répétitions et concerts, pour la communication interne, le site de l'ensemble et les annonces de concert. Cette autorisation peut être retirée à tout moment par écrit. Les enregistrements de travail transmis aux membres sont réservés à la préparation des morceaux et ne sont pas diffusés à l'extérieur.
Les informations recueillies sur cette fiche servent uniquement à la gestion de l'ensemble : annuaire par pupitre, convocations, suivi des présences et de la cotisation. Elles sont conservées par le secrétaire pendant la durée de l'inscription et ne sont transmises qu'aux responsables qui en ont besoin. Le membre peut demander à consulter, corriger ou supprimer ses données ; les obligations en la matière sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Le membre déclare avoir pris connaissance des règles de fonctionnement de l'ensemble et du règlement intérieur s'il existe, et les accepter. Pour un membre mineur, la fiche est signée par le représentant légal, qui indique son nom et son lien avec le membre. Un exemplaire est conservé par le secrétaire ; une copie peut être remise au membre sur demande.
ChoraLog gère les partitions, les pupitres et les présences des chorales, harmonies et ensembles musicaux.
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